Offentleglova: slik ber du om innsyn hos det offentlige

• Hovedregelen er innsyn, ikke hemmelighold.
• Beskriv dokumentet eller saken så konkret at organet kan finne det du ber om.
• De fleste innsynskrav bør behandles samme dag eller innen én til tre arbeidsdager.
• Du kan klage på avslag og normalt også på manglende svar etter fem arbeidsdager.

Hva gir offentleglova rett til?

Loven gjelder blant annet departementer, direktorater, kommuner og fylkeskommuner. Den omfatter også en del selvstendige virksomheter som det offentlige kontrollerer. Offentlig eierskap er likevel ikke nok i alle tilfeller: Virksomheter som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med private og på samme vilkår, kan falle utenfor.

Innsynsretten gjelder saksdokumenter organet har mottatt eller opprettet. Brev, e-poster, rapporter og møtereferater kan være saksdokumenter. Også SMS-er og meldinger i andre kanaler kan omfattes når innholdet gjelder organets virksomhet. Rent privat kommunikasjon er ikke et saksdokument.

Du trenger verken å være part i saken, norsk statsborger eller journalist. Du behøver heller ikke forklare hva du skal bruke opplysningene til. Innsynsretten er en del av offentlighetsprinsippet, som også er forankret i Grunnloven.

Slik finner du dokumenter i eInnsyn og postlister

En postliste, også kalt offentlig journal, er en oversikt over registrerte saksdokumenter. Den viser vanligvis blant annet dokumenttittel, dato, avsender eller mottaker og saks- eller dokumentnummer. Enkelte opplysninger kan være skjermet.

eInnsyn er en felles søketjeneste der statlige, fylkeskommunale og kommunale virksomheter publiserer journalopplysninger. Noen dokumenter ligger tilgjengelig i fulltekst. Andre må du bestille innsyn i. Du kan søke gratis og anonymt.

1. Søk etter saken. Bruk tema, virksomhet, dokumenttittel eller saksnummer, og avgrens gjerne tidsrommet.
2. Se hva oppføringen inneholder. Kontroller at dokumentet gjelder saken du er interessert i, og om det finnes vedlegg eller flere dokumenter.
3. Les eller bestill. Åpne dokumentet hvis det er publisert, eller bruk muligheten til å be om innsyn.
4. Kontakt organet direkte ved behov. Hvis du ikke finner dokumentet, kan du sende et innsynskrav til organets postmottak.

Ikke alle dokumenter finnes i eInnsyn. Se også etter postlisten på virksomhetens eget nettsted. At et dokument ikke er journalført eller synlig i søketjenesten, betyr ikke at det faller utenfor innsynsretten.

Mal: Slik skriver du et innsynskrav

E-post er praktisk fordi du får dokumentert hva du ba om og når. Du trenger ikke bruke et bestemt skjema eller kjenne saksnummeret. Beskriv tema, tidsrom og eventuelt avsender eller mottaker så godt at organet kan finne dokumentene.

Bytt ut teksten i hakeparentesene med opplysninger om det du ønsker. En avgrenset beskrivelse gjør det lettere å finne materialet. Kravet kan også gjelde saker av en bestemt art i rimelig utstrekning, men er ikke en ubegrenset rett til å kreve gjennomgang av hele arkiver.

Hvor raskt skal du få svar?

Fristen i offentleglova § 29 er uten ugrunnet opphold. Det betyr så snart som praktisk mulig. De fleste krav bør kunne avgjøres samme dag eller innen én til tre arbeidsdager. Omfattende materiale eller vanskelige vurderinger kan gi grunn til å bruke mer tid.

Én til tre arbeidsdager er ikke en absolutt lovfestet frist. Fem arbeidsdager er heller ikke en vanlig saksbehandlingsfrist som organet fritt kan bruke: Har du ikke fått svar innen fem arbeidsdager etter at kravet ble mottatt, kan du normalt behandle det som et avslag og klage.

Du kan da skrive: «Jeg viser til innsynskravet sendt [dato]. Jeg har ikke mottatt svar innen fem arbeidsdager. Henvendelsen bes behandlet som en klage etter offentleglova § 32 andre ledd.»

Femdagersregelen gjelder ikke i saker der Kongen i statsrådRegjeringen samlet under monarkens ledelse som Norges øverste forvaltningsorgan for å treffe formelle beslutninger. er klageinstansOrganet som behandler en klage på et vedtak etter at organet som fattet vedtaket, har vurdert saken på nytt.. Kravet om behandling uten ugrunnet opphold gjelder likevel.

Hva kan unntas fra innsyn?

Et avslag må bygge på en konkret unntaksbestemmelse. At et dokument er ubehagelig, politisk kontroversielt eller merket «unntatt offentlighet», er ikke i seg selv en lovhjemmel.

Taushetsbelagte opplysninger skal skjermes

Opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt skal unntas. Det gjelder blant annet opplysninger om personlige forhold og visse forretningshemmeligheter. Taushetsplikten gjelder opplysningene, ikke automatisk hele dokumentet.

Ofte kan organet sladde de beskyttede opplysningene og gi innsyn i resten. Å nekte innsyn i resten krever et eget rettslig grunnlag. Det er heller ikke slik at alle personopplysninger er taushetsbelagte.

Andre unntak gir adgang, ikke alltid plikt, til å avslå

Loven åpner blant annet for unntak for visse interne dokumenter, opplysninger som berører sikkerhet eller utenrikspolitiske interesser, og enkelte opplysninger knyttet til offentlige forhandlinger og innkjøp. Vilkårene varierer mellom bestemmelsene.

Merinnsyn, også kalt meroffentlighet, betyr at organet gir innsyn selv om det har adgang til å gjøre unntak. Etter § 11 skal organet vurdere helt eller delvis innsyn, og det bør gi innsyn når hensynet til offentlighet veier tyngre enn behovet for unntak. Du trenger ikke be særskilt om denne vurderingen.

Slik klager du på et avslag

Et helt eller delvis avslag skal være skriftlig. Det skal vise til den konkrete bestemmelsen som begrunner avslaget, med ledd og bokstav der det er relevant, og opplyse om klageadgang og klagefrist.

Klagefristen er normalt tre uker fra du mottok avslaget. Send klagen til organet som avslo, ikke direkte til klageinstansen. Organet skal vurdere saken på nytt og sende klagen videre dersom det opprettholder avslaget.

For kommunale og fylkeskommunale organer er Statsforvalteren klageinstans. For statlige organer er klageinstansen normalt det nærmest overordnede forvaltningsorganet.

Innen tre uker etter at du mottok avslaget, kan du også kreve en nærmere begrunnelse. Den skal gis så snart som mulig og senest innen ti arbeidsdager. Ved et slikt krav løper klagefristen fra du mottar den nærmere begrunnelsen.

Etter at ordinær klagebehandling er avsluttet, kan du klage til Sivilombudet. Fristen er normalt ett år fra den endelige avgjørelsen.

Les dokumentene med kildekritikk

Et offentlig dokument kan være et utkast, en parts fremstilling eller en vurdering som senere er endret. Undersøk hvem som har skrevet det, når det ble laget og hvilken rolle det har i saken. Be gjerne om vedlegg eller senere dokumenter hvis sammenhengen mangler. Bruk også spørsmålene i veiledningen om å vurdere en nyhetskilde.